¿Cómo escribir un buen comunicado de prensa efectivo y cómo publicitarlo?

El comunicado de prensa es una herramienta más que excelente: gratis y fácil de usar, puede generar ruido e interés en torno a su marca cuando se hace bien. Pero esto puede convertirse fácilmente en tu peor enemigo: error del destinatario, falta de información, demasiado complicado de leer... Es tu credibilidad la que está en juego. Descubre a través de esta guía las mejores prácticas y los errores que debes evitar al redactar una nota de prensa eficaz.

1. Antes de empezar

Antes de pensar en la forma o el medio, debes saber qué noticia quieres comunicar. Puede ser una nominación, el anuncio de un nuevo producto, la adición de una función al software, una invitación a un evento o una conferencia de prensa. Así, detrás de cada nota de prensa debes marcar  un objetivo específico .

La próxima vez que escriba su comunicado de prensa, hay varias preguntas que debe hacerse.

¿Para quién escribo?

Más allá del periodista objetivo, piense en su audiencia. Un mismo mensaje puede tener diferentes destinatarios, por lo que es importante adaptar tu discurso en función del destinatario: consumidores, socios, accionistas...

Ejemplo: si se comunica sobre una nueva tecnología, puede comunicarse con:

Periodistas especializados en tecnología

• Lectores objetivo: sus primeros usuarios
• Discurso adaptado: las características y especificidades específicas de su nuevo producto
• Periodistas generalistas
• Público objetivo: su target principal
• Discurso adaptado: los beneficios directos de este nuevo producto para el día a día del consumidor

¿De qué estoy hablando?

Su comunicado debe responder preguntas clave como:

• ¿A quién afecta la noticia?
• ¿Por qué sucede esta noticia?
• Cuándo ?
• Dónde ?
• Cómo ?

¡ Esta es la famosa regla de las 5W  (Qué / Por qué / Quién / Cuándo / Dónde)!

Si falta parte de esta información, complicará el trabajo de los periodistas que tienen mucha prisa y demanda. Es una buena forma de no hablar de ninguno de los dos.

¿Por qué estoy hablando de eso?

¿Por qué su noticia es más importante que todas las demás? Los periodistas reciben más de 60 comunicados de prensa al día, ¡el suyo debe destacarse! Tenga en cuenta que no está escribiendo para usted ni para su marca,  sino para los periodistas con los  que está hablando. 

Para diferenciarte, debes tener un motivo claro e identificable para escribir. ¿Cuál es su motivación detrás de la información comunicada?

Para determinar su "Por qué" y producir comunicados de prensa más atractivos para sus lectores, encuentre nuestro artículo en dos partes:  Narración y relaciones públicas: ¡para obtener resultados más efectivos!

2. Redacta el contenido de tu nota de prensa

Introducción al comunicado de prensa

Título:

El titular es probablemente la parte más importante de su comunicado de prensa. Escribe tu título al final. Una vez que se escribe el contenido, puede pensar claramente sobre su título y cómo puede reflejar el resto del lanzamiento.

Debe contener suficiente información para que la persona que lo recibe entienda inmediatamente de lo que se va a hablar. ¡Las burlas no tienen cabida aquí! Los titulares suelen adoptar la forma: Tema > Acción > Asunto de la noticia.

Por ejemplo, si acaba de adquirir un negocio, su título podría ser "XXXX anuncia la adquisición de XXXX".

Tenga en cuenta que el título debe ser breve (no más de dos líneas) y atractivo. Cuando su comunicado de prensa sea recogido por un medio, seguramente será compartido en las redes sociales. Así que pregúntese: si ve el título de su comunicado en su cuenta de Twitter o LinkedIn, ¿haría clic?

El gancho: 

Debe aquí, en una o dos oraciones, responder las 5W indicadas un poco más arriba. Mantenlo simple y concreto. No intente en esta etapa entrar en detalles.

Cuerpo del comunicado de prensa

Aquí es cuando puede comenzar a meterse en el meollo del asunto detallando sus noticias.

Si nos quedamos con el ejemplo de adquisición de negocios, entonces puede describir qué estaba haciendo el negocio y por qué era importante para usted beneficiarse de su experiencia/tecnología. De igual forma, si acabas de recaudar fondos, puedes explicar tu actividad y cómo buscas desarrollarte gracias a los fondos recuperados.

La descripción debe hacerse en varios párrafos que detallen cada pregunta de las 5Ws entrando en detalle. Desarrolla tus ideas escribiendo en tercera persona, como lo haría un artículo periodístico.

Agregar citas.  Incluya citas de personas importantes, como el director ejecutivo de su empresa, para dar su perspectiva sobre las noticias.

Evite la jerga de la industria.  Su comunicado de prensa debe ser accesible para todos. Defina las palabras más complejas cuando estas sean imprescindibles. Si es necesario, pídale a alguien fuera de su mercado que revise su contenido.

Asimismo,  evita superlativos  como “el mejor producto” o “el servicio número 1”. ¡Está escribiendo una noticia, no un folleto de ventas!

Finalmente, recuerde  incluir enlaces  a su sitio ya los diversos elementos mencionados en su comunicado de prensa. Si los periodistas los incluyen, te traerá tráfico y trabajará a favor de tu SEO.

Fin del comunicado de prensa

La conclusión : 

Podrá añadir aquí información adicional en pocas palabras sobre su empresa, su creación, su historia, la persona interesada en la nota de prensa, hechos antiguos, etc…

Firma y contacto: 

Quien habla? Debe especificar si proviene del departamento de prensa, del director general, etc. Aproveche este espacio para presentar con más detalle a su empresa y a los demás stakeholders en sus novedades. Y por supuesto debe obligatoriamente poner una casilla con la(s) persona(s) a contactar para más información.

Obviamente, no hay un lanzamiento estándar o una fórmula mágica a seguir. Puede probar otras formas y experimentar con otros estilos de escritura que se adapten mejor a la imagen de su empresa.

3. ¿Cómo destacar?

Para destacar entre la avalancha de comunicados de prensa que se envían todos los días, ¡aquí hay algunos consejos que funcionarán a su favor y facilitarán la vida de los periodistas!

A. Inserta una llamada a la acción

Al final de su comunicado de prensa, anime al periodista ya sus lectores a tomar medidas. Invítelos a aprender más sobre su empresa o información específica al redirigirlos a su sitio. Diríjalos a un formulario de registro si está organizando un evento. O sugiera que el periodista se comunique con usted directamente, agregando un llamado a la acción como "Contáctenos para obtener más información", redirigiendo a su dirección de correo electrónico.

B. Para eventos, haz que sea fácil de agregar al calendario

Cuando organice una conferencia de prensa, una fiesta de lanzamiento u otros eventos para periodistas, hágales la vida más fácil al permitirles agregar su evento a su calendario con un solo clic. ¡Y te aseguras de que no lo olviden!

Considere agregar la dirección exacta, la fecha y la hora del evento y una breve descripción. Encuentre un tutorial para configurar estos vínculos en  Outlook .

C. Agrega elementos visuales

Es más agradable tener un comunicado de prensa bien presentado e ilustrado con fotos e imágenes. Este puede ser el retrato de una persona preocupada por la noticia, de su producto, de su equipo... ¡Además, estas imágenes serán potencialmente retomadas por periodistas!

D. Piensa también en vídeos

Los videos son una forma aún más efectiva de transmitir su punto de vista. Por ejemplo, un testimonio de su CEO humanizará su información.

Para distribuir sus videos, se recomienda alojarlos en un sitio dedicado, como Youtube o Vimeo. No todos los servicios de mensajería le permiten incrustar videos directamente en el cuerpo de sus correos electrónicos, tal es el caso de los principales servicios como Gmail y Yahoo! Mail.

Para asegurarse de que todos sus destinatarios reciban su mensaje, agregue una captura de pantalla de su video en su lugar, vinculando a su sitio o al sitio donde está alojado el video.

E. Prefiere formato de texto a PDF

Si envía una nota de prensa, hágalo preferentemente en formato de texto, es decir directamente en el cuerpo de su correo electrónico. Será mucho más fácil para el destinatario seleccionar y copiar/pegar las oraciones que necesitará para su artículo. Por otro lado, un PDF enviado como archivo adjunto es una gran pérdida de tiempo para el periodista que tendrá que descargarlo, lo que no es necesariamente práctico si está en su teléfono.

Además, el formato de texto permite añadir elementos HTML y por tanto crear mailings mucho más visuales. Muchas empresas han creado  plantillas  dedicadas  , que incluyen en sus envíos a través de plataformas de distribución .

F. Personaliza tus envíos

Los servicios de distribución de comunicados de prensa más avanzados,  como la plataforma de relaciones públicas de Meltwater , le permiten  personalizar sus correos  agregando automáticamente el nombre y apellido del destinatario. ¡Usada bien, esta estrategia captura y retiene la atención de sus destinatarios!

4. ¿Y después?

Orienta tus envíos

Ha escrito su comunicado de prensa y ahora surge una pregunta. ¿A quién enviarlo?

Primero debes identificar, gracias a una vigilancia sobre tu sector, los medios que serán los más adecuados para compartir tu información: los que hablan de tu mercado, tus competidores.

Una vez que sepa qué medios son los más apropiados, debe buscar información de los periodistas y contactarlos. Puedes utilizar una plataforma que te permita identificar a los  periodistas más relevantes de tu industria, con toda la información que necesitarás para contactarlos. O puede construir su propia base de datos de periodistas a mano.

Tenga en cuenta que los comunicados de prensa que enviaría son sobre todo oportunidades de conversación, ¡su trabajo no se detendrá una vez que un periodista abra su correo electrónico! Para una estrategia de relaciones públicas efectiva, deberá comprometerse y crear relaciones reales con sus periodistas e influencers.

Aloje su comunicado de prensa en su sitio

Si este aún no es el caso, cree un área de prensa en su sitio, reuniendo todos sus comunicados de prensa antiguos y sus menciones en la prensa. ¡Así, tus noticias serán accesibles para todos los internautas, y este espacio tendrá un impacto positivo en tu SEO!

Ahora, como puede publicitar o distribuir este comunicado de prensa de manera 100% efectiva?

El envío de correos electrónicos es el método más utilizado por las empresas para contactar con periodistas y distribuir sus notas de prensa. 

Sin embargo, ante esta moda de enviar notas de prensa por correo electrónico, una cosa está clara: los periodistas reciben tantos correos electrónicos ( ¡uno cada 8 minutos! ) que cada vez es más difícil captar su atención. ¿Cómo se envía un comunicado de prensa por correo electrónico que realmente será leído por los periodistas?

A continuación le presentaremos 5 consejos para distribuir con éxito su nota de prensa.

1. Segmenta tus envíos según intereses

Demasiadas empresas envían sus comunicados de prensa a varios cientos de periodistas al mismo tiempo. Créenos, cuando eres solo un nombre entre una larga lista de destinatarios, ¡se nota rápidamente!

La personalización de sus envíos es uno de los elementos esenciales para sus relaciones con la prensa. Según  Experian Marketing Services, la personalización puede  aumentar la tasa de apertura de  un correo electrónico en un 29 % y la cantidad de clics en enlaces en el cuerpo del mensaje en un 41 %.

¿Sobre qué criterios puede personalizar la distribución de sus comunicados de prensa?

Cada periodista tiene afinidades con temas específicos: política, economía, tecnología... Si envías una nota de prensa sobre tu nuevo modelo de cortacésped a un periodista especializado en política internacional, hay muy pocas posibilidades de que abra tu correo electrónico.

Sin embargo, la misma información puede interesar a periodistas de diferentes orígenes.

Imagínese: una empresa acaba de recaudar fondos para desarrollar su tecnología revolucionaria que ayudará a proteger el medio ambiente.

Esta información puede ser interesante para los periodistas interesados ​​en el mundo de las start-ups y la recaudación de fondos, los que siguen las noticias tecnológicas y los que se ocupan de la ecología y el medio ambiente.

Para captar la atención de estos tres objetivos diferentes, el mensaje debe enmarcarse de manera diferente, enfatizando la recaudación de fondos, la tecnología en sí o el impacto beneficioso sobre el medio ambiente.

La orientación por intereses y preferencias es fundamental para el éxito de su contacto. Esta estrategia, llamada segmentación, ya es un lugar común en marketing, ¡porque ofrece resultados muy convincentes!

2. Personaliza según los últimos artículos publicados

Otra estrategia: personalizar según los últimos artículos escritos por el periodista.

Si un periodista acaba de publicar un artículo sobre tu sector, uno de tus competidores o sobre noticias que puedan estar relacionadas con tu negocio, puedes reaccionar a este artículo ofreciendo un complemento a sus noticias.

3. Haz que tus lanzamientos de relaciones públicas sean atractivos con el preencabezado

Para la distribución de su comunicado de prensa, la primera impresión cuenta enormemente. Pero con demasiada frecuencia, todos nuestros esfuerzos se centran en escribir el asunto del correo electrónico y olvidamos un detalle que es esencial:  el preencabezado .

El preencabezado del correo electrónico es este pequeño texto introductorio que se muestra después del asunto del correo electrónico en la interfaz de su buzón.

4. Prueba A/B en las líneas de asunto de tu correo electrónico

Para el mismo tema, uno puede encontrar una multitud de temas de correo electrónico atractivos.

Las pruebas A/B le permitirán probar dos (o más) artículos diferentes para identificar cuál tendrá más éxito. Detrás de esta jerga algo técnica, nada complicado.

5. Planifica tus envíos

En las relaciones con la prensa, el tiempo es importante. Todo lo que tienes que hacer es transmitir tu lanzamiento en un momento en que nadie esté detrás de su pantalla, y todos tus esfuerzos se irán por la borda.

Para planificar adecuadamente sus contactos, aquí hay información para recordar:

Evita el lunes. Los periodistas suelen estar demasiado ocupados planificando su semana. Priorizar martes, miércoles y jueves.

Envíe sus mensajes temprano en el día, preferiblemente entre las 8 a. m. y la 1 p.m. La mayoría de los periodistas revisan su buzón por la mañana y están ocupados con la redacción o viajando por la tarde.

Evite los envíos postales en horas redondas. Sencillamente porque tendrás más competencia enviando tu nota de prensa a las 10:00 que a las 10:12, favoreciendo que la hora redonda sea un reflejo natural de la mayoría de los comunicadores.

Sugerencia: planifique sus envíos por adelantado para asegurarse de estar en las mejores franjas horarias. Este consejo también es válido si te diriges a periodistas en el extranjero, para darte su hora local. Si está pasando por Meltwater, simplemente seleccione  "Enviar más tarde" y elija la fecha y la hora que desee.

Bono: Aprende de cada campaña

Último consejo para el camino, pero muy importante:  su trabajo no termina una vez que presiona el botón "Enviar" . Medir y analizar los resultados de cada nota de prensa.

Al monitorear indicadores como la tasa de apertura, el tiempo de lectura, la tasa de clics, puede deducir la calidad de su mensaje e identificar los vectores de optimización. ¿Debo mejorar el asunto de mi correo electrónico? ¿Enviar un comunicado de prensa más breve? ¿Agregar mis enlaces más arriba en mi tono?

Estos pocos consejos deberían permitirle configurar campañas de relaciones públicas más efectivas, ya que ofrecen  un enfoque más cualitativo .

No más envíos agrupados a varios miles de periodistas, aquí tratamos de tomarnos el tiempo de conocer a cada periodista para encontrar la mejor manera de interesarlos. Sin duda te llevará un poco más de tiempo, ¡pero los resultados serán aún mejores!

Todos estos consejos se pueden lograr con una buena plataforma de gestión de campañas de relaciones públicas.

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